В 2023 году «Честный ЗНАК» выдвинул новые требования по учету разливного пива для сегмента HoReCa, и бизнес столкнулся с необходимостью перестройки процессов. Однако некоторым компаниям это помогло не только закрыть вопрос с маркировкой, но и внедрить комплексную автоматизацию, тем самым сократив время приемки товаров на 60%.

Почему пришлось менять процессы

Когда компании приходится ежедневно принимать тысячи поставок, проводить инвентаризации и перемещать товары, в том числе продукцию, подлежащую прослеживаемости в системах «Меркурий», «Честный ЗНАК» и ЕГАИС, ручные методы учета не подходят. Люди допускают ошибки, работая по бумажным документам, накладные теряются, а DataMatrix-коды просто невозможно фиксировать без сканирования. С введением обязательной отчетности по пиву руководство сети ресторанов быстрого питания Бургер Кинг в России пришло к выводу: раз уж все равно придется менять привычные процессы, нужно делать это комплексно, чтобы сотрудники меньше времени тратили на рутинные операции, и больше — на обслуживание гостей. — Раньше мы работали только в учетной системе. Когда приезжала очередная поставка, ребята глазами проверяли, что приехало, что не приехало, подписывали бумажные документы, бежали в ресторан к компьютеру и заносили всю эту информацию в учетную систему. Инвентаризация проходила по тому же принципу. То есть между самой операцией и фиксацией данных в ERP терялось какое-то время, что повышало риск ошибок, — рассказала руководитель проектов по маркировке Бургер Кинг Ирина Роготнева.

Пиво как точка входа в цифровизацию

Руководство сети понимало, что учет алкоголя — это только начало. Взаимодействие с системами маркировки будет расширяться, поэтому оборудование и ПО выбирали с перспективой развития. Выбор остановили на решении «Магазин 15» от Клеверенс и терминалах сбора данных MERTECH SEUIC AutoID Q9. Проект стартовал с автоматизации постановки кегов на кран. — Мы связали решение с Axapta через Inventory API. В системе учета данные сохраняются в специальных таблицах: одна для общей информации о документе, вторая для деталей по товарам, третья для кодов маркировки. Также настроили коннектор для проверки регистрации кегов в «Честном ЗНАКе», — уточнил руководитель проектного отдела Клеверенс Евгений Яицкий.

Настройка системы: все, как хотел заказчик

Формат ресторанов быстрого питания требует бесперебойной работы даже при отсутствии связи. Разработчики реализовали схему, при которой данные о товаре сохраняются на ТСД и автоматически отправляются на сервер при восстановлении интернета. Синхронизация с учетной системой происходит в течение нескольких минут после подключения. Процесс учета пива и другой продукции построен на сканировании кодов DataMatrix терминалом: Система проверяет статус марки в «Честном ЗНАКе» и срок годности товара. При нарушении на экране ТСД появляется предупреждение. Если все в порядке, в системе фиксируется код, время и пользователь, а данные передаются в отчетность. Такой подход исключил возможность принять товар с некорректной или просроченной маркой и снял с сотрудников необходимость работы с кодами маркировки вручную. После успешного старта пивного модуля проект расширили и на другие процессы — приемку, инвентаризацию и перемещения. Теперь сотрудник видит на устройстве задания на ближайшие дни. При приемке достаточно отсканировать короба — система сама определит количество и тип продукта, подсветив отклонения от плана. Для позиций «Честного ЗНАКа» «Магазин 15» напоминает сканировать именно DataMatrix. Особое внимание уделили учету тары и контролю сроков годности. Интерфейс сделали интуитивно понятным: встроенные подсказки и проверки исключают ошибки, а видеогайды помогли персоналу быстро освоить новые инструменты. — Поначалу ребятам было сложно: новое устройство, новая программа, изменение привычных процессов. Но мы создали все условия, чтобы пользователи быстро освоились. К тому же и мы, и техподдержка Клеверенса всегда рядом, готовы помочь, — добавила Ирина Роготнева.

Результаты: быстрее плановых показателей

За первое полугодие работы новых модулей время инвентаризации сократилось на 33%, а приемки — на 60%. Эти показатели превзошли ожидания бизнеса — планировалось 25% и 35% соответственно. — Когда получили данные постмониторинга спустя полгода, они приятно удивили! — признается Ирина Роготнева. Рабочие процессы стали прозрачнее: сотрудники видят фронт работ на день, знают, какие товары пересчитать и сколько поставок ожидается. На 2026 год сеть ресторанов планирует перенести на ТСД еще ряд процессов, чтобы максимально освободить персонал от работы за компьютерами. — Нам повезло работать в этом проекте с прекрасной командой разработчиков и техподдержки, готовой смотреть на наши процессы глазами наших ребят на местах. Коллегам хочу сказать: не бойтесь новых вызовов — они помогают по-новому взглянуть на устоявшиеся процессы и сделать их эффективнее, — продолжает Ирина Роготнева.

Бургер Кинг сделал для себя несколько важных выводов:

Единый визуал и встроенные проверки сокращают время обучения и количество ошибок. Автоматизация учета пива стала трамплином для оптимизации всей складской логистики. Успех зависел в том числе от готовности разработчиков адаптировать продукт под реальные условия работы линейного персонала. 

Источник: https://profibeer.ru